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Entretien avec Anne Pletinckx sur la gouvernance des données

Anne Pletinckx est ingénieure de recherche, directrice des Archives universitaires de l’Université de Bordeaux. Titulaire de diplômes universitaires en Administration publique, Histoire et Métiers des Archives, elle est archiviste – records manager depuis plus de 20 ans. Autrice d’articles et de publications diverses, on citera dans sa bibliographie récente sa participation à l’ouvrage collectif « L’université de Bordeaux – des lieux, des objets, des savoirs », (éditions La Gestion – PUNA, 2022), la réalisation en 2023 de deux livrets d’enseignement du CNED pour la préparation aux concours administratifs de la filière culturelle « L’environnement archivistique » et « Traitement de l’information », ainsi qu’un article « De la gouvernance des données publiques » dans la revue professionnelle Archivistes ! (n°140, avril-juin 2022) publié suite à la production d’une note interne d’information à la demande de la présidence de l’Université de Bordeaux quelques mois plus tôt.

Ma première question est la suivante : comment définis-tu la gouvernance des données?

De mon point de vue, la gouvernance des données est en premier lieu une macro-activité qui doit s’intéresser à la vie de la donnée de son début à sa fin et dans tous les aspects de ses conditions de vie : c’est un pré-requis essentiel car envisager cette gouvernance de manière sectorielle (en fonction de celui qui détient la donnée et donc de l’activité de celui-ci ; et/ou de l’âge de la donnée) induit nécessairement de perdre en qualité, en modes d’usage ; c’est perdre en fait une vue d’ensemble qui est la seule à permettre d’agréger toutes les potentialités et tous les métiers concernés (chacun selon sa place et ses compétences), de rationaliser et rendre efficiente la gestion des données et la mise en œuvre de tous leurs usages. La gouvernance des données c’est le pilotage d’un système fonctionnel couvrant l’intégralité de la vie de la donnée : de sa création à sa gestion, à ses usages et ce jusqu’à sa suppression éventuelle. Donc dans tous les aspects du cycle de vie de la donnée, c’est mettre des règles en place qui permettent de gérer correctement la donnée sous tous ses aspects.

Depuis combien de temps travailles-tu sur ce concept et quand as-tu commencé à en entendre parler?

Les archivistes / records managers ont une particularité : de fait, nous faisons de la gouvernance des données depuis longtemps ; depuis que les données sont devenues des archives. Ainsi, pour ma part, je fais de la gouvernance des données depuis que je suis archiviste, soit depuis 25 ans. Car en effet dans notre métier on entend la donnée comme une archive au même titre que les documents depuis que le législateur a permis aux données de devenir des archives par la loi du 13 mars 20001.

Nous faisons de la gouvernance des données en tant qu’archives. C’est une nuance à noter car tous les aspects de leur gestion et / ou de leurs usages ne relèvent pas de l’archivistique. En outre, il y a des données qui ne sont pas des archives et que nous n’incluons donc pas dans nos activités.

Aussi, je considère qu’il n’y a pas de grande nouveauté dans la gouvernance des données telle qu’elle se dessine aujourd’hui par rapport à ce que nous faisons déjà depuis longtemps en termes d’activité, hors de certains mouvements d’élargissement : élargissement des acteurs qui se sentent concernés, élargissement à plus de données, élargissement des moyens de gestion et des usages ; et bien sûr élargissement de l’attention et de l’intérêt que les données suscitent. Les archivistes les considèrent comme des actifs valorisables depuis 20 ans2, il semblerait que beaucoup d’autres métiers aient cette vision aujourd’hui.

Je relèverais, qu’en l’espèce, mon métier n’est à mon sens pas assez bien exporté, connu ou représenté en âge courant. Mais en considérant que la donnée est une archive, qu’elle naît archive comme les documents (c’est-à-dire qu’elle est archive dès sa création) et que l’archivage consiste en la gestion des données et des documents depuis leur création jusqu’à leur fin de vie, nous pouvons considérer que les notions de pilotage archivistique et de gouvernance des données sont vraiment très similaires, voire identiques sous de nombreux aspects.

Pourquoi pourrais-je considérer aujourd’hui que la gouvernance des données déborde un peu de mon champ de compétences ? Ce serait alors pour des raisons pratiques et de contexte professionnel propres et non pour des raisons de savoir-faire. Certains archivistes exercent pleinement l’activité de gouvernance des données et sont vraiment reconnus comme étant à leur place, comme étant le métier au centre de la gouvernance des données. L’environnement universitaire, en général, n’est pas encore très ouvert à ce positionnement : les freins, que sont les raisons pratiques associées à une mauvaise reconnaissance des compétences métiers des archivistes, y sont forts et créent cette situation. En réalité, avec le records management, les archivistes sont les mieux armés pour, d’une part assurer la connaissance et la maîtrise des données en tant que patrimoine informationnel d’une institution, et d’autre part pour mettre en œuvre ou accompagner la mise en œuvre de leurs multiples usages possibles.

Aujourd’hui, divers métiers développent des compétences sur les données : porter l’intérêt supérieur des données induit qu’une gouvernance associe tous les métiers concernés et ne les met surtout pas en opposition sur des questions de périmètres.

Ce que je regarde pour ma part, c’est toujours l’intérêt, pour mon établissement, qu’il y a à laisser faire certaines choses, qui pourraient relever de l’archivage, à d’autres métiers. C’est une question de confiance et de collaboration, indispensables sur ce sujet. Et je vois de plus en plus effectivement les métiers de la donnée s’acculturer les uns aux autres et progresser ainsi dans le bon sens ensemble. Par contre, et je peux paraître parfois insistante sur certains détails auprès justement des autres métiers, le plus important pour moi aujourd’hui en matière de gestion de données, est leur caractère d’archive. Car tout découle de là : si une donnée perd son caractère d’archive alors elle n’a plus de valeur probante, elle ne fait plus foi. De ce fait, tous les usages envisageables dans le cadre d’une gouvernance des données sont rendus difficiles, voire impossibles puisqu’ils sont assis sur le fait que les utilisateurs exigent en premier lieu la confiance dans la donnée. Et c’est ce caractère d’archive qui va leur donner cette confiance. La question de la confiance est centrale dans la gouvernance des données et elle place ainsi la dimension d’archive de la donnée au cœur de cette gouvernance.

La gouvernance des données est pour moi comparable à un iceberg. La partie la plus importante est sous l’eau et de ce fait peu visible ; elle correspond à la connaissance et la maîtrise des données. C’est pourtant la partie essentielle à traiter car on ne peut rien faire correctement côté usages si on ne traite pas ces deux sujets. Les usages ne sont que la partie émergée ; plus visibles certes et qui demandent moins de moyens, mais dont la mise en œuvre, la qualité et l’efficacité, dépendent entièrement du travail fait en amont sur la connaissance et la maîtrise des données.

Est-ce que pour toi les réglementations qui ont émergé ces dernières années, comme le Data Act, le Data Governance Act et le RGPD3, peuvent être considérées comme des doublons de ce qui se faisait déjà dans les archives ou plutôt comme des points complémentaires ?

Il y a un peu des deux. Prenons le cas du RGPD. Celui-ci reprend massivement et suit les mêmes lignes que la réglementation française sur la protection des données à caractère personnel, telle que construite dans les années 1970 et jusqu’au début des années 2000 dans la réglementation sur les archives et les textes proches impactant les archives (lois CADA4 et CNIL5 de 1978). On parlait alors de « document contenant des informations personnelles », auquel on apportait une protection particulière en terme de conservation, d’accès et de destruction. Les caractéristiques de cette protection n’ont pas changé avec le RGPD, qui leur porte même un certain renfort. Le lien avec le CRPA6 est très fort aussi. Les lois CADA et CNIL de 1978 par exemple ont été rédigées en même temps que la Loi sur les archives de 1979 : ce sont les mêmes personnes, les mêmes groupes de travail qui ont rédigé ces lois, commandées par Valérie Giscard d’Estaing. Tout ceci a été fait en cohérence, non pas pour dire des choses différentes mais pour s’adresser à des publics différents. Il n’y a pas de contradictions dans ces textes. Il y en a eu quelques-unes mineures au début mais qui ont vite été corrigées.

Il y aussi les sujets nés de mouvements professionnels et je pense à l’open data par exemple et à l’open science ensuite. Ce sont des mouvements de fond où la pratique, initiée au sein des métiers producteurs de données, a parfois précédé la vérification du caractère légal des usages et activités. La faible présence des archivistes dans le milieu de la Recherche il y a 20 ans encore est certainement l’une des raisons de la méconnaissance des textes existants par ces producteurs. L’ouverture des données était un sujet déjà traité dans la réglementation française, en particulier dans celle sur les archives.

Les activités de l’archiviste se représentent souvent sous la forme de ce que l’on appelle les 5 C pour « Conseil-Collecte-Classement-Conservation-Communication » : la Communication est l’objectif des 4 autres C. Donner à voir les données (comme les documents), les valoriser, permettre leurs réutilisations, fait partie de notre ADN-métier, et nous savons comment faire cela ; encore faut-il que les détenteurs initiaux des données sachent qu’ils peuvent trouver ces savoirs-faire là dans notre métier.

J’ajouterais aussi que, depuis la Révolution Française, une ligne directrice a traversé les différentes approches archivistiques et l’évolution du métier d’archiviste, dans le secteur public en particulier : le citoyen dispose d’un droit fondamental d’accès aux archives publiques. Le rôle de l’archiviste est de permettre l’exercice de ce droit, pour assurer la transparence de l’action publique, tout en protégeant / sécurisant ce qui doit l’être. En toile de fond de la réglementation sur les archives, en particulier depuis la loi de 1979, le but a toujours été la transparence. Bien sûr, cette transparence ne peut être qu’équilibrée avec les impératifs de protection des informations qui doivent l’être. Mais si tu regardes l’évolution des cinquante dernières années : en 1979, le délai de trente ans de communicabilité était le délai commun (c’est-à-dire : avant trente ans rien n’était communicable sauf les exceptions limitativement définies). Cette conception a été abandonné en 20087. A cette date, le législateur a choisi une position inversée : tout est devenu communicable immédiatement sauf les exceptions définies. Cela pourrait être l’un des premiers marqueurs de l’open data.

Le deuxième élément qui a apporté de la confusion dans l’open data et l’open science, c’est tout simplement une mauvaise traduction de ce qui se faisait / s’écrivait dans les pays anglo-saxons. On a traduit par le mot « archives » des données, des documents, des collections, qui n’étaient pas des archives au sens français du terme. A l’inverse, certaines données et certains documents identifiés par le terme « records » dans les textes en anglais ont été considérés à tort par des traducteurs français comme n’étant pas des archives. Dans les pays anglo-saxons, le mot « archive » désigne uniquement les archives historiques et c’est le mot « records » qui désigne les archives courantes et intermédiaires. En France, le mot « archives » couvre la totalité des données et des documents d’activité (autrement nommés « archives courantes et intermédiaire ») ainsi que les archives définitives (ou historiques). C’est une différence fondamentale qui existe entre l’archivistique anglophone et l’archivistique francophone : la première scinde la gestion des données et documents selon leur positionnement dans leur cycle de vie en deux métiers distincts (records managers d’une part et archivistes de l’autre), quand les pays francophones ont choisi un seul métier pour gérer l’ensemble du cycle de vie des données et documents depuis leur création jusqu’à leur élimination ou tout au long de leur conservation définitive : les archivistes. Cette conception francophone faisant des données et documents des archives dès leur naissance.

Les questions de traduction, de connaissance / méconnaissance des concepts et du vocabulaire, des différences fondamentales qui peuvent exister entre les législations d’un pays à l’autre, ne sont pas anodines en matière de gouvernance des données, d’open data et d’open science en particulier. Par exemple, la littérature de l’open science (principalement fournie par d’autres métiers que celui d’archiviste) a adopté le terme « d’archivage pérenne », concept qui n’a aucun sens pour l’archiviste (pourtant bien le spécialiste de l’archivage normalement). Le mot « pérenne » n’est d’ailleurs signifiant pour personne en fait. L’archiviste, lui, parlera d’archivage définitif ou patrimonial concernant les archives historiques ; ou il parlera d’archivage intermédiaire s’il s’agit d’un archivage à visée légale ou fonctionnelle (archivage intermédiaire qui peut être de courte, moyenne ou longue durée selon les données et documents concernés). En matière d’archivage, ce qui compte ce n’est pas la durée de conservation : ce sont les raisons de la conservation. En outre, les conditions de l’archivage patrimonial et celles de l’archivage intermédiaire ne sont pas les mêmes. Donc cela reste un combat à mener : faire admettre cette distinction et faire disparaître ce terme « d’archivage pérenne ».

Cette vision que tu présentes sur les archives, notamment sur les données qui sont des archives, est-elle spécifiquement française ? Ou est-ce une vision internationale mais qui est occultée ?

Il y a des pays où l’archivistique est beaucoup plus reconnue qu’en France, c’est certain. Comme évoqué plus haut et pour dresser rapidement une image internationale, on dira qu’il y a majoritairement deux ensembles : les pays anglo-saxons d’un côté et les pays francophones de l’autre. La quasi-totalité des pays francophones ont adopté la même vision que nous en France ; la quasi-totalité des pays anglophones ont eux adopté la vision australo-américaine. Les seconds répartissent en deux métiers ce que nous considérons, nous en France, comme le sujet « archives » ; la scission s’opérant dans le cycle de vie (les données et documents d’activité pour les records manager ; les archives historiques pour les archivists). Ceci participe notamment à cette problématique d’interprétation dans l’open science. Quand il y a deux logiques différentes, comment, dans un même colloque entre chercheurs qui échangent, éviter les mécompréhensions et faire comprendre les variables de contextes nationaux sur un sujet aussi éminemment international ? Je comprends cette problématique et je pense que c’est pour cela que nous devons aussi, nous archivistes, faire ce travail de partage et d’évolution de certaines de nos activités métier. Mais en même temps, on ne peut pas tout se permettre sous couvert d’innovation et d’internationalisation : on a des lois aujourd’hui qui nous interdisent de ne pas vérifier certaines choses, qui nous interdisent de faire d’autres choses… et ceci à raison ! Il est parfois utile de rappeler que les lois doivent être respectées notamment car elles protègent les droits, elles protègent les personnes. Si demain la loi change, si elle décide d’ôter à certaines données leur nature d’archives ou de confier la garde de certaines données-archives à d’autres métiers, cela peut s’entendre… mais s’il y a « archives » il ne faut jamais oublier qu’il y a des responsabilités (fortes) qui leur sont attachées. En outre, le métier d’archiviste, la pratique archivistique française, va bien au-delà de ces lois d’une part et des questions qu’emportent l’open data de l’autre. Ce sont des méthodes, des savoirs et savoirs-faire, des objectifs qui ont leurs raisons d’être, et qu’il ne serait pas légitime de bouleverser et/ou de dégrader sous prétexte de certaines questions certes intéressantes et importantes dans ce contexte mais qui ne représentent qu’une part mineure des activités du domaine.

Prenons le cas très concret des données de la recherche. La réglementation en vigueur en France fait des archivistes les responsables en droit de l’archivage (intermédiaire et définitif) des données de la recherche, sous le contrôle scientifique et technique de l’état, etc. Responsables en droit donc. Or si dans la pratique ce sont des bibliothécaires ou des documentalistes universitaires qui captent ces données sans qu’il y ait, dans le même temps, collecte des originaux par des archivistes, cela a deux effets : la responsabilité d’archivage n’est pas assumée (l’archiviste est garant dans le cadre de cette responsabilité de la conformité de l’archivage dont il connaît les détails et qu’il maîtrise) ; les bibliothécaires et documentalistes n’ont pas l’obligation de respecter ces éléments de conformité puisqu’ils ne sont pas légalement responsables d’archivage : il y a donc ici un risque majeur de non respect des droits, d’accès non autorisé à l’information et / ou de perte de données. En outre la collecte future de ces données au titre de l’archivage historique n’est pas assurée. Le sujet peut être réglé aisément par une double collecte : d’une part bibliothéconomique, d’autre part archivistique (chacun mettant en œuvre l’activité idoine sur la collection qu’il détient). Il s’agit ici de distinguer les métiers et leurs responsabilités propres ; pas les structures : rien n’empêche une bibliothèque universitaire de compter au sein de ses effectifs des archivistes.

Le fait est que je n’ai jamais vu, moi-même, une procédure du CST8 mise en œuvre par une bibliothèque universitaire. Mais encore une fois, ces deux métiers, même s’ils agissent sur le même objet, peuvent tout à fait mener leurs activités métiers de manière coordonnée et complémentaire. Dans le cadre des données de la recherche, l’important est d’apporter aux chercheurs une information exacte et complète : si l’on parle d’archivage, il faut que cela soit vraiment de l’archivage, réalisé par des professionnels formés aux activités archivistiques et conscient des responsabilités liées.

Il reste un problème : le mot archivage aujourd’hui est assez mal connu de tout le monde. Si on dit à un chercheur que l’on va mettre en œuvre « l’archivage pérenne » de ses données de recherche, en toute bonne foi il peut considérer que c’est l’archivage qui doit être fait, comme d’ailleurs la proposition aura pu être faite en toute bonne foi aussi (le proposant méconnaissant l’archivistique). Je ne considère pas qu’il faille forcément que ce soit des archivistes qui archivent. Mais je considère que si l’on dit « archiver », on ne peut le faire qu’en respectant le contenu et les savoirs-faire métier : en assurant les contrôles du CST, en mettant en œuvre les éliminations réglementaires, en contrôlant et assurant les accès aux données et leurs usages conformément à la loi.

Selon toi, est-il nécessaire aujourd’hui qu’une gouvernance des données soit mise en place dans une université et plus spécifiquement à l’université de Bordeaux ? Si oui, de quelles nécessités parlons-nous ?

La gouvernance des données a un grand intérêt pour n’importe quelle Administration ou établissement public : c’est qu’elle permet d’avoir une image au plus haut niveau de toutes les données présentes et/ou disponibles dans l’institution. C’est le meilleur moyen d’avoir une bonne visibilité d’un patrimoine informationnel global et ainsi d’éviter les doublons, les pertes d’énergie, les surcoûts liés à la mauvaise gestion des données… C’est un levier de rationalisation et d’efficience de gestion important. La période actuelle est marquée par des ressources en baisse, mais dans le même temps de plus en plus de demandes et besoins sont exprimés. En matière de gestion des données et des documents, on ne peut plus se permettre de répéter seulement des actions déjà menées. Pour moi, le premier intérêt d’une gouvernance des données à l’échelle d’un établissement universitaire est cette vision globale qui est un levier d’amélioration de l’ensemble des activités universitaires au bénéfice des usagers, des personnels et partenaires, et de l’institution elle-même. La vision globale a aussi l’intérêt de mettre le bon métier au bon moment sur la bonne fonction. La vision globale permet enfin d’optimiser considérablement les usages possibles des données faisant partie du patrimoine informationnel ainsi connu. Il y a ici des leviers évidents en termes d’amélioration des services rendus aux usagers, d’image, de sécurité juridique, etc. La gouvernance sera d’autant plus efficace en associant une approche bottom-up et une approche top-down parce que cela permet à la direction de l’établissement d’améliorer à la fois la complétude de l’image des ressources et celle des besoins et possibilités, et ainsi de prioriser et/ou mutualiser au mieux les actions, de mieux répartir les sujets.

Il y a une phrase qui revient très souvent dans la littérature c’est « la donnée comme un atout » qui permet d’améliorer le fonctionnement d’une organisation, de développer des services. Trouves-tu cette vision pertinente ? est-ce pertinent aujourd’hui de mettre autant de moyens pour traiter les données ?

Sans aucun doute ! C’est un peu basique mais « l’information est un pouvoir » (aussi au sens « je peux »). Si tu sais, tu peux agir correctement et ceci rejoint la réponse précédente. Connaître son patrimoine de données est d’une importance capitale ! En tant qu’archiviste je dirais qu’il faudrait même porter plus d’attention à la connaissance des documents que des données car les documents sont des données structurées plus propices à la capitalisation. Le problème majeur de la donnée (qui est aussi en conséquence la problématique principale de la gestion des données) est sa qualité. Une donnée isolée est pauvre, peu signifiante et donc d’une qualité médiocre. Pour capitaliser sur l’information, il faut un jeu de données complet et cohérent. Et c’est tout le travail justement de l’archiviste d’associer des données entre elles, de les contextualiser, de les classer, de les inventorier de façon à ce qu’elles soient parlantes et de confiance. Ceci donne accès à une information qui va donner du pouvoir en terme d’organisation.

Plus spécifiquement, est-ce que dans les réglementations il y a une différence au niveau des archives entre le document et la donnée ?

Non ! L’article L211-1 du code du patrimoine expose « Les archives sont l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, etc. » Au regard de la loi : données et documents sont un seul et même objet archivistique.

Cette précision est importante parce qu’on a souvent tendance à différencier les deux mais si ce n’est pas le cas dans les réglementations, cela signifie qu’un seul et même traitement est appliqué.

Oui. Fonctionnellement parlant, dans les activités métier de l’archiviste, oui. Techniquement parlant ce n’est bien sûr pas tout à fait le cas.

Alors selon toi, quelles doivent être les règles qui doivent régir la gouvernance des données ? quel en serait l’élément central ?

C’est l’angle archiviste qui va parler. Le premier principe de la gouvernance est « on ne gouverne pas ce que l’on ne connaît pas ». Donc le premier principe est de connaître son patrimoine de données. Reste à identifier ce que veut dire « gouverner ». Cela veut dire pour moi : décider des modes et des moyens de la gestion et des usages. Le premier grand principe est donc « on ne gouverne pas ce que l’on ne connaît pas ». Il faut donc connaître ses données avant d’envisager leurs usages ; lesquels ne pourront être correctement assurés que si le patrimoine informationnel connu est aussi maîtrisé.

En outre, et ce n’est pas négligeable, la connaissance et la maîtrise des données est le socle d’activités qui va apporter une information essentielle : ce que l’on a le droit ou non de faire avec ses données. Cela permet donc de sécuriser l’institution dans des usages licites.

Il faudra ensuite établir les règles liées aux usages secondaires, réutilisations et valorisations des données.

A l’inverse, quelles seraient les limites à la gouvernance ?

Une gouvernance doit rester au niveau où se décident les lignes directrices et les enveloppes globales des moyens. Le choix d’un outil n’a pas sa place dans le cadre d’une gouvernance : ceci relève davantage du pilotage. Sur cet aspect, en termes de données et de documents, le pilotage sectoriel est important et est bien connu dans les archives. Nous ne pilotons pas la gestion des documents électroniques comme celle des documents papiers. D’un point de vue technologique, on ne gère pas des plans comme de la donnée bureautique. Le pilotage permet de prendre en compte des spécificités : métier, type de données, type de document, etc.

Au niveau du pilotage, et plus globalement au niveau de la forme, la gouvernance doit-elle englober toutes les données ? Par exemple, les données de la recherche, de la formation, pédagogiques, etc. Ou doit-il y avoir une gouvernance par type de données ?

La force d’une gouvernance c’est son caractère unique à l’échelle de l’établissement. Cela rejoint tout ce que j’ai dis dans les questions précédentes. Je rajouterais juste une chose. Dans l’environnement documentaire se trouvent deux types de données et de documents : les données et documents d’archives d’une part, les données et documents de bibliothéconomie d’autre part. Ces deux périmètres peuvent se retrouver dans la gouvernance des données. Il est possible, certains diront souhaitable, d’intégrer la bibliothéconomie dans la gouvernance des données. Mais ce n’est pas obligatoire. Cela peut être un choix politique de gouvernance.

Est-ce que selon toi la gouvernance doit être centralisée autour d’un service, d’un organisme ? plutôt décentralisée ? ou est-ce qu’il y a un entre-deux un peu subsidiaire ? Et est-ce que tu vois des acteurs et des services en particulier qui doivent y participer ?

Pas un service mais une instance, parce que finalement un service est davantage un périmètre métier, et pour moi la gouvernance des données embarque plusieurs métiers. Je fais ici un lien avec ce que je te disais juste avant : partant du principe que la production documentaire compte deux types de données possibles au sein de l’établissement (d’archives ou de bibliothéconomie), il faut d’abord prendre en compte le contexte juridique et ensuite évaluer ce qu’il est possible / intéressant / souhaitable de faire, au bénéfice de l’établissement, de ses usagers et de ses partenaires. Cette première logique désigne déjà deux métiers complètement légitimes à « se partager le travail » en termes de pilotage : les archivistes et les documentalistes-bibliothécaires. Et je rajoute un troisième métier qui est bien sûr impératif dans le contexte technologique actuel : les informaticiens. Cet ensemble pourrait constituer le pool « construction des services » (services en tant que prestations). Un autre pool est celui des« producteurs de données » auquel il sera nécessaires d’appliquer des actions différenciées (ne peuvent pas être mis à disposition les mêmes services pour des chercheurs ou pour des services administratifs par exemple), les attentes et les besoins n’étant pas les mêmes. Le premier pool est au service du second, mais pas seulement. Il est aussi celui qui concentre les expertises « données et documents » ; et celui qui, par la vision globale pré-citée dont il dispose, peut répondre aux commandes de la gouvernance de l’établissement et proposer des actions à l’échelle de l’établissement.

Estimes-tu nécessaire que les archives participent à l’élaboration de la gouvernance, voire même au pilotage de la gouvernance ?

Ah oui complètement ! Tout ce que j’ai dit dans mes réponses aux questions précédentes sur le métier d’archiviste induit la participation très active de ce métier à la gouvernance des données et à leur pilotage. Historiquement, c’est la Direction des Archives qui a créée en 2017 le comité de pilotage de la « Gouvernance des données et documents d’activité de l’université de Bordeaux ». Ce comité de pilotage, qui n’a pas changé de nom, s’attachait alors aux données et documents d’activité, c’est-à-dire uniquement aux archives courantes et intermédiaires. Depuis le début la DIRDOC9 y était représentée, bien qu’alors le périmètre du Copil n’incluait pas les données et documents de bibliothéconomie. Cependant, depuis 2022 l’instance est désormais compétente pour tous les sujets « données et documents ». Comme dis plus haut, il est essentiel en matière de gouvernance des données, au sein d’un établissement public qui plus est, de ne pas perdre de vue la dimension d’archives des données si l’on veut profiter pleinement de bénéfices issus du déploiement de leurs usages. Si l’on compte sur cette gouvernance des données pour améliorer l’image de l’établissement, pour améliorer son attractivité, pour améliorer son efficacité, etc, perdre de vue la dimension « archives » induira des effets inverses à ceux escomptés. Si des utilisateurs extérieurs qui utilisent nos données se rendent compte qu’elles ne sont pas de qualité, qu’elles ne sont pas fiables, qu’elles ne sont pas complètes… si demain un enseignant qui choisit de venir travailler à l’université de Bordeaux découvre que ses données sont mal gérées, qu’il y a des fuites d’information, qu’elles peuvent être piratées facilement, ou encore qu’il ne peux faire correctement sa sélection pour ouvrir ses données en open science, les effets seront négatifs pour l’établissement !

L’archivistique, dans ses pratiques, dans ses méthodes, dans les compétences et savoirs-faire qu’elle déploie, en particulier en matière d’établissement et de pérennisation de la confiance, a son rôle à jouer pour construire un périmètre informationnel de qualité et sécurisé. Les archivistes sont expérimentés sur ces questions ; ils mettent en œuvre des pratiques éprouvées et théorisées ; et ils sont les seuls professionnels dont le cœur de métier est la gestion des données et documents d’activité.

En conclusion, quels seraient tes conseils pour une université / des archivistes qui souhaite(nt) se lancer dans un projet de gouvernance des données ?

J’ai déjà dressé une image assez précise de ce que j’imagine être une gouvernance des données intéressante et efficace en répondant aux questions de cet échange. Je peux cependant mettre en avant quelques principes / conseils :

  • Une gouvernance des données ne peut jouer pleinement son rôle que si elle prend en compte tous les aspects de la question ; que je découpe pour ma part en deux axes stratégiques : d’une part la connaissance et la maîtrise du patrimoine de données de son institution ; d’autre part la structuration et l’encadrement des différents types d’usages possibles / souhaités. La pression créée par les volontés d’usages ne doit pas faire perdre de vue la nécessité d’un patrimoine informationnel robuste et de qualité, car la qualité des usages elle-même est complètement dépendante de la qualité de l’axe « connaissance et maîtrise du patrimoine de donnée ».
  • Ensuite il faut pouvoir travailler en bonne intelligence entre métiers, selon ses savoirs-faire (la gouvernance des données n’est pas un métier en tant que tel). Les archivistes – records managers sont des spécialistes d’une gestion des données et documents ciblant en particulier le maintien de la valeur probante de ces objets et donc la confiance qui peut y être attachée. Leur place dans l’axe « connaissance et maîtrise » en particulier est pour moi une évidence ; ils ont aussi une longue expérience en matière d’usages des données et documents.
  • Enfin il ne faut pas oublier que les acteurs de la données comptent majoritairement dans leurs rangs des utilisateurs. Il est important de donner un poids au moins aussi lourd à ceux qui ne tirent aucun bénéfice des usages des données (ceux dont les seules actions sont de gestion) dans les choix fait en matière de gouvernance des données, car les utilisateurs ont par définition des visions orientées et multiples (personnelles / propres à chaque groupe), des intérêts particuliers qui ne répondent pas toujours ni aux intérêts de l’établissement ni à l’intérêt commun.

Références citées

1 Loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique.

2 Audit de modernisation relatif à l’archivage – Rapport interministériel relatif à l’existant (31 janvier 2007)

3 Règlement général sur la protection des données.

4 Commission d’accès aux documents administratifs.

5 Commission nationale de l’informatique et des libertés.

6 Code des relations entre le public et l’administration.

7 Loi n°2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives

8 Contrôle Scientifique et Technique de l’État sur les archives publiques

9 Direction de la documentation de l’Université de Bordeaux.


OpenEdition vous propose de citer ce billet de la manière suivante :
Ugo Verdi (6 février 2025). Entretien avec Anne Pletinckx sur la gouvernance des données. GouD. Consulté le 17 février 2026 à l’adresse https://doi.org/10.58079/139wj


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